Wie die NYU Langone eine katastrophale Unterbrechung ihrer Lieferkette überstanden hat, um die Sicherheit von Personal und Patienten zu gewährleisten

Patientenversorgung

NYU Langone Health Magazine, NYU Langone Health Magazine Herbst 2020

Um sicherzustellen, dass PSA – wie diese N95-Atemschutzmaske, die Nina Sacks, RN – trägt, den Qualitäts- und Sicherheitsstandards entspricht, werden die Produkte vor dem Vertrieb von den Abteilungen für Infektionsprävention und -kontrolle sowie Umweltgesundheit und -sicherheit geprüft.

Foto: Jonathan Kozowyk

B Als die Welt Mitte Januar 2020 erfuhr, dass Wuhan (China) von einem mysteriösen Virus heimgesucht wurde, erkannte die Führung von NYU Langone Health, dass es sich um eine doppelte Bedrohung handelte. Irgendwann könnte das Virus durchaus in New York City ankommen, und wenn dies der Fall wäre, wäre möglicherweise nicht genügend persönliche Schutzausrüstung (PSA) vorhanden, die zum Schutz von Patienten und Mitarbeitern an vorderster Front erforderlich ist. Da 70 Prozent der weltweiten PSA in Wuhan hergestellt werden, könnten sich kritische Engpässe aufgrund von Störungen oder Verzögerungen als ebenso gefährlich erweisen wie das Virus selbst.

Die Herausforderung, einen Bestand an PSA zu verwalten, fällt dem Supply Chain Management zu, dessen über 400 Mitarbeiter immer schneller immer knapper werdende Artikel beschaffen, beschaffen, verteilen und auffüllen müssen. Jacquelyn Marcus, Vizepräsidentin für Supply Chain Management, die 2019 an die NYU Langone kam, verfügt über umfassende Erfahrung im Bereich Konsumgüter, wo die Diversifizierung der Quellen Serviceunterbrechungen minimiert. Sie erfuhr jedoch bald, dass Krankenhäuser jahrzehntelang ein ganz anderes Modell verwendet haben. Anstatt Vorräte zu horten, neigen sie dazu, Waren über einen einzigen Händler zu bestellen, um sie just-in-time zu liefern und sofort zu verwenden.

Die Coronavirus-Krankheit (COVID-19) hat dieses Modell praktisch über Nacht auf den Kopf gestellt und zu einer unstillbaren weltweiten Nachfrage nach klinischen Körperschutzmitteln wie N95-Atemschutzmasken, Gesichtsschutz und Isolationskitteln geführt. Normalerweise kauft Supply Chain 99,8 Prozent seiner PSA über einen medizinischen Händler. Allerdings hat die Pandemie den Krankenhäusern strenge Beschränkungen auferlegt, die auf der historischen Verwendung von Hilfsgütern basieren. Nachdem die Zuteilung vom Händler im vergangenen Frühjahr auf 9,25 Prozent gesunken war, musste Supply Chain andere Quellen finden. Schnell. „Dafür gab es keinen Fahrplan“, sagt Marcus.

Daniel J. Widawsky, Executive Vice President und Vizedekan, Chief Financial Officer, erkannte bereits im Januar, dass Versorgungsunterbrechungen die Sicherheit von Patienten und Personal gefährden würden, und stellte eine wichtige Frage an Mark Pollard, Vizepräsident für Krankenhausbetrieb: „Was sind die Top?“ 12 Dinge, die am gefragtesten sein werden?“ Klinikleiter identifizierten so wichtige Dinge wie Untersuchungshandschuhe, intravenöse (IV) Flüssigkeiten, Katheter und Desinfektionstücher. „Ohne Tücher können beispielsweise klinische Räume nicht funktionieren“, bemerkt Marcus. „Wir haben uns etwa 120 verschiedene Artikel angesehen und einige proaktive Einkäufe getätigt, die uns in eine viel bessere Position gebracht haben.“

Als die Fallzahlen im letzten Frühjahr stark anstiegen, mussten Marcus und ihr Team Lieferanten finden, die nicht nur die Anforderungen der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA), sondern auch die Qualitätsspezifikationen der NYU Langone erfüllten, da minderwertige und gefälschte PSA den Markt zu überschwemmen begannen. „Wir haben Produkte aus allen Teilen der Erde bezogen“, sagt Widawsky. „Wir waren immer einen Schritt voraus und haben immer um die Ecke geschaut. Es kam auf Beweglichkeit, Ausführung und Muskelkraft an.“ Durch die strategische Auswahl der Lieferanten und die Verteilung der Bestellungen musste die Supply Chain „nicht alles auf eine Karte setzen“, erklärt Marcus. Bevor die Produkte vertrieben wurden, wurden sie von den Abteilungen Infektionsprävention und -kontrolle sowie Umweltgesundheit und -sicherheit überprüft. „Wir wollten bei der Sicherheit keine Kompromisse eingehen“, sagt Marcus.

Viele der gewonnenen Erkenntnisse leiten das Managementteam von Supply Chain bei der Neugestaltung seiner langfristigen Strategie. „Wir haben wirklich hart daran gearbeitet, Fabriken außerhalb Chinas zu finden“, sagt Marcus, „deshalb umfasst unsere Landschaft jetzt mehrere Quellen.“ In Zusammenarbeit mit Real Estate Development and Facilities hat Supply Chain seine Lagerkapazität auf 150.000 Quadratmeter verdreifacht, sodass wichtige Vorräte für drei bis sechs Monate gelagert werden können. Bei Bedarf kann die PSA noch am selben Tag in unsere Krankenhäuser transportiert werden. Insgesamt erhielt Supply Chain mehr als 1.500 Leads für Produkte, aber nur 34 schafften es. „Wir hatten keine betrügerischen Lieferungen und keinerlei Qualitäts- oder Sicherheitsprobleme“, sagt Marcus, „worauf wir alle wirklich stolz sind.“

Deltaplus Atemschutzmaske . Bevor es zu Engpässen kam, war das Atemschutzgerät 1860 von 3M eines der Standard-N95-Modelle, die Ärzten an der NYU Langone zur Verfügung gestellt wurden. Im Juni 2020 war es nicht mehr verfügbar, da China den Export der für seine Herstellung erforderlichen Rohstoffe einstellte. Im harten weltweiten Wettbewerb hatten Käufer manchmal nur eine Stunde Zeit, um zu entscheiden, ob sie eine Millionenbestellung aufgeben sollten. Sie lernten, zwischen den Zeilen zuzuhören. „Kaufen ist ebenso eine Kunst wie eine Wissenschaft“, erklärt Marcus. „Einen Eindruck von jemandem bekommt man einfach dadurch, wie er Ihre Fragen beantwortet.“

Foto: Devon Jarvis

Sensicare Eisblaue, puderfreie Nitril-Untersuchungshandschuhe . Ohne umfangreiche Lagereinrichtungen zur Bevorratung von PSA und anderen Hilfsgütern ist die NYU Langone traditionell auf Just-in-Time-Lieferungen angewiesen. Sogar Artikel, die in großen Mengen verwendet wurden, wie zum Beispiel Einweg-Untersuchungshandschuhe aus Nitril (NYU Langone bestellt jährlich 109.154.760 Paar), stellten kein Lagerungsproblem dar, da sie schnell zum Einsatz kamen. Doch da die weltweite Pipeline für Krankenhausbedarf lahmgelegt war, verfolgte die NYU Langone eine neue Strategie. „Die Art und Weise, wie Krankenhäuser Material beschaffen, hat sich seit 30 oder 40 Jahren nicht verändert“, sagt Widawsky. „In Zukunft machen wir die Dinge anders.“

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Maxair-kontrolliertes luftreinigendes Atemschutzgerät . Als COVID-19 New York City erreichte, wussten selbst diejenigen, die noch viele Fragen zum Virus hatten, zwei Dinge mit Sicherheit: Es war hoch ansteckend und potenziell tödlich. Bei risikoreichen Eingriffen, bei denen infektiöse Tröpfchen versprüht werden, benötigen Ärzte maximalen Schutz. Die helmähnliche Maxair-Atemschutzmaske, die von manchen anstelle einer N95-Maske verwendet wurde, bevor das Rasieren für Menschen mit Bärten zur Pflicht wurde, ist genau das Richtige. Indem es Gesichtsausdrücke sichtbar macht, hilft das Gerät Ärzten dabei, den Patienten den dringend benötigten Komfort zu bieten, und ermöglicht Übersetzern eine einfachere Kommunikation. Das kontrollierte Luftreinigungs-Atemschutzgerät war eines der am schwierigsten zu beschaffenden Dinge, bemerkt Marcus. „Obwohl wir nur eine kleine Anzahl dieser Atemschutzmasken verwendeten, erwiesen sie sich für bestimmte Mitarbeiter als hilfreiche Schutzvorrichtung.“

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3M Partikel-Atemschutzgerät 9210 . Als die FDA am 2. März 2020 Industrie-Atemschutzgeräte wie das 3M Particulate Respirator 9210 für den Einsatz im Gesundheitswesen zugelassen hat, erhöhte sie die Zahl der verfügbaren N95-Geräte. Aber andere Masken, die minderwertig oder schlichtweg betrügerisch waren, hatten bereits begonnen, den internationalen Markt zu bevölkern. „Wir hatten viele Angebote, die nicht funktionierten“, erklärt Widawsky. „Wir haben eine Menge Bestellungen storniert.“ Um inakzeptable Produkte auszusortieren, hat Supply Chain einen strengen Überprüfungsprozess eingeführt und dabei eng mit den Abteilungen für Infektionsprävention und -kontrolle sowie Umweltgesundheit und -sicherheit zusammengearbeitet. „Sie waren großartig“, sagt Marcus. „Wir haben nie etwas verteilt, das nicht zu 100 Prozent geprüft wurde.“

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3M Partikel-Atemschutzgerät 8210 . Je intensiver der weltweite Wettbewerb um PSA wurde, desto flexibler musste die Lieferkette werden. Als beispielsweise die Rohstoffe aus China, die in vielen N95-Atemschutzmasken verwendet werden, nicht mehr verfügbar waren, wandte sich NYU Langone an das 8210 von 3M, ein von der FDA für den Einsatz im Gesundheitswesen zugelassenes Industrie-Atemschutzgerät, das schnell in Amerika hergestellt werden konnte. „Die Dinge waren eng und flogen von der Stange“, sagt Marcus. „Wir haben Minute für Minute und rund um die Uhr Entscheidungen getroffen.“ Es wurde zwar schnell gehandelt, aber nie überstürzt.

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DIY Gesichtsschutz . Auf dem Höhepunkt der Krise verwendeten Ärzte, die Patienten mit COVID-19 betreuten, täglich zwischen 20.000 und 30.000 Gesichtsschutzschilde, sodass Supply Chain auf mehrere Hersteller weltweit angewiesen war. Trotz dieser aggressiven Bemühungen „bekamen wir die Gesichtsschutzschilde nicht schnell genug“, erinnert sich Marcus. „Also dachten wir: ‚Wäre es nicht großartig, wenn wir anfangen würden, sie selbst herzustellen?‘“ Viele Mitglieder der NYU Langone-Gemeinschaft traten vor und stellten selbstgemachte Schilde her. Studenten der Grossman School of Medicine der NYU stellten beispielsweise etwa 30.000 Schilde her, die aus handelsüblichen Teilen zusammengebaut wurden. Dieser Do-it-yourself-Geist entstand auch, als Freiwillige andere Artikel improvisierten, die äußerst knapp waren, insbesondere Händedesinfektionsmittel und COVID-19-Testmedien.

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Halyard Fluidshield Partikel-Atemschutzgerät 46867 . Im Januar 2020 verschwendete Supply Chain keine Zeit damit, den Versorgungsbedarf der Krankenhäuser zu ermitteln, als der Ausbruch in Wuhan begann, die PSA-Fabriken der Stadt zu behindern. „Wir sagten zu unseren klinischen Leitern: ‚Was wären die wichtigsten Dinge, die Sie für Ihre Arbeit benötigen würden?‘“, erinnert sich Marcus. Sie identifizierten so wichtige Dinge wie Untersuchungshandschuhe, Infusionsflüssigkeiten, Katheter und Desinfektionstücher. Michael S. Phillips, MD, leitender Krankenhausepidemiologe, fügte der Liste N95-Atemschutzgeräte hinzu, weil er als Spezialist für Infektionskrankheiten wusste, dass sie eine entscheidende Rolle bei der Sicherheit von Ärzten spielen würden, sollte das Virus New York City treffen. Als Supply Chain eine große Lieferung bestellte, bevor die Kontingente eingeschränkt wurden, dachte Richard Kraft, Direktor für Logistik, Lagerbestand und Vertrieb, bei sich: „Wir sind mehr als fertig.“ Aber in den kommenden Wochen stieg die Nutzung von N95 auf das 26-fache der Norm.

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Isolationskleid . Die Lieferkette war ein wesentlicher Bestandteil der Strategie der NYU Langone zur Vorbereitung auf COVID-19, erklärt Fritz François, MD, Chief Medical Officer und Patientensicherheitsbeauftragter. „Wir haben uns jeden Tag mit dem Team getroffen, um unsere Arbeitsabläufe, unseren aktuellen PSA-Bestand und unsere voraussichtliche Verbrennungsrate zu bewerten“, sagt er. „Brennen“ ist ein treffendes Wort. Auf dem Höhepunkt des Ausbruchs wurden täglich zwischen 20.000 und 25.000 Isolationskittel an die Krankenhäuser der NYU Langone verteilt. „Die Leute dachten wirklich über den Tellerrand hinaus und versuchten, den nächsten Bedarf vorherzusehen, sodass wir keinen Moment auslassen mussten“, erinnert sich Kraft. Das Ergebnis, sagt Widawsky, war, dass „Entscheidungen in Stunden und Tagen getroffen wurden, nicht in Wochen oder Monaten.“ Jeder war rund um die Uhr erreichbar.“

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3M Earloop-Gesichtsmaske 1820 . Mehrere Wochen nach Ausbruch des Ausbruchs herrschte in der Lieferkette ein kritischer Mangel an Ohrbügel-Isolationsmasken, da diese an alle Mitarbeiter in den Krankenhäusern verteilt wurden, die keine direkte Patientenversorgung leisteten. Der Mangel hielt jedoch nicht lange an, da Jacob Navarro, Direktor für Frachtmanagement, den nationalen und internationalen Versand der Masken an die NYU Langone beschleunigte. Navarro ist einer von mehreren Mitarbeitern mit Erfahrung außerhalb der Gesundheitsbranche, die Marcus kürzlich eingestellt hatte, um einen erstklassigen Lieferkettenbetrieb aufzubauen. Navarros Fachwissen in der internationalen Transportlogistik war besonders wertvoll, als die Transportrouten nach Übersee unterbrochen wurden. Er koordinierte Drittanbieter, um den Versand von PSA auf Charterflügen ab Shanghai, China, zu erleichtern. „Die Kombination von Mitarbeitern mit Fachwissen im Gesundheitswesen und Mitarbeitern mit Erfahrung in anderen Branchen hat es uns wirklich ermöglicht, diese Krise zu meistern“, sagt Marcus.

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Omni-Gesichtsschutz . Für Ärzte, die Patienten mit COVID-19 direkt betreuen, ist ein Gesichtsschutz ein ebenso wichtiger Ausrüstungsgegenstand wie ein N95-Atemschutzgerät, da er die Augen vor Tröpfchenspray schützt. Gesichtsschutzschilde bieten jedoch einen zusätzlichen Vorteil, da sie auch N95-Masken vor Kontamination schützen. Da Gesichtsschutzschilde als PSA-Artikel dienten, die andere schützten, spielten sie eine Schlüsselrolle bei den Umweltschutzbemühungen von Supply Chain. Obwohl Gesichtsschutzschilde als Einwegartikel konzipiert sind, wurden sie sorgfältig aufbewahrt. Nach jedem Gebrauch mit einem Desinfektionsmittel abgewischt, konnten sie mehrere Male getragen werden, bevor ihre Kunststoffabdeckungen trüb wurden. „Als Gesellschaft haben wir uns sehr daran gewöhnt, Dinge zu entsorgen“, sagt Tommy Psoras, Produktmanager für Supply Chain Management, „aber in Wirklichkeit ist das nicht immer notwendig.“

Foto: Devon Jarvis

3M Partikel-Atemschutzgerät 1860 . Bevor es zu Engpässen kam, war das Atemschutzgerät 1860 von 3M eines der Standard-N95-Modelle, die Ärzten an der NYU Langone zur Verfügung gestellt wurden. Im Juni 2020 war es nicht mehr verfügbar, da China den Export der für seine Herstellung erforderlichen Rohstoffe einstellte. Im harten weltweiten Wettbewerb hatten Käufer manchmal nur eine Stunde Zeit, um zu entscheiden, ob sie eine Millionenbestellung aufgeben sollten. Sie lernten, zwischen den Zeilen zuzuhören. „Kaufen ist ebenso eine Kunst wie eine Wissenschaft“, erklärt Marcus. „Einen Eindruck von jemandem bekommt man einfach dadurch, wie er Ihre Fragen beantwortet.“

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Führungskräfte in der Medizin, in den Medien

Dr. François wurde unter anderem für seine Rolle bei der Koordinierung der Reaktion der NYU Langone auf COVID-19 gewürdigt.

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